ecoDMS ist die Nummer 1 Software für ein qualifiziertes Scannen, Archivieren und Verwalten aller Dokumente Aachen, im April 2013. Nach dem Motto "Suchen war gestern!" erobert das Dokumenten-Management-System ecoDMS immer weiter den deutschsprachigen Markt. Bei ecoDMS handelt es sich um eine Software, mit der Privatleute und Firmen alle Dokumente schnell und komfortabel in einem zentralen Archiv aufbewahren können. Die Archivierung erfolgt hierbei vollkommen digital. Alle wichtigen Papierdokumente werden eingescannt und E-Mails, digitale Briefe, Rechnungen, Verträge, Zeichnungen und vieles mehr können sofort am PC archiviert werden. Es gibt Schnittstellen zu den gängigen Office- und E-Mail Programmen und über einen Druckertreiber ist die Ablage aus beliebigen Anwendungen mit Druckfunktion möglich.

Alle Dokumente befinden sich mit ecoDMS an einem zentralen Ort. Sie müssen lediglich 1x archiviert und zugeordnet werden. Es sind keine lästigen und mühsamen Ablage- und Suchaufwände mehr nötig. Zudem entfallen unnötige Kopierarbeiten und Ausdrucke. Jede zuständige Person erhält den Zugriff auf die benötigen Dateien direkt über den eigenen Bildschirm. Wer unterwegs auf die Dokumente zugreifen möchte, kann dies über eine mobile App oder auch über den Internetbrowser tun.

ecoDMS erfüllt alle Anforderungen an eine professionelle Dokumentenverwaltung. Der Softwarecheck beweist. Dieses Dokumenten-Management-System überzeugt durch ein einzigartiges Preis-Leistungsverhältnis. Zum unschlagbaren Preis von 49 Euro (brutto) pro gleichzeitiger Verbindung auf dem ecoDMS-Server erhält der Benutzer vollen Funktionsumfang und das auch noch zeitlich unbegrenzt.

- Client-Server-System mit vollem Funktionsumfang
- Volltextindizierung / OCR / Volltextsuche
- Klassifizierung: Vergabe von Metadaten und Zuständigkeiten
- Benutzer- und Gruppenverwaltung
- Anbindung an Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice
- Archivierung aus Thunderbird und Outlook
- Posteingangsbearbeitung / Scanbearbeitung
- Mobile App (Android)
- Webclient
- Desktop-Clients
- ecoSIMS Server inkl. PostgreSQL Datenbank
- Connection Manager mit mandantenfähiger Anwendungsmöglichkeit
- Druckertreiber: Schnittstelle zur Archivierung aus Drittprogrammen
- Automatische Dokumentenzuordnung
- Dokumentenvorschau
- Datensicherung und Datenwiederherstellung
- Einstellungsdialog
- Erweiterter Datenexport mit Offline Client
- Dokumentenhistorie
- Löschfunktion
- Notizen
- Versionsverwaltung
- Suchfunktionen
- Adhoc Workflow
- uvm.

Als I-Pünktchen für alle Leserinnen und Leser dieses Artikels gibts es sogar noch einen Rabatt in Höhe von 10 Euro. Hierzu muss lediglich im ecoDMS Onlineshop folgender Rabattcode eingegeben werden: ECONEWS22413. Der Code ist gültig bis zum 15. Mai 2013.

Das Wiederfinden der Unterlagen ist kinderleicht und erinnert stark an googeln. Jede archivierte Datei wird automatisch im Hintergrund vom System volltextindiziert. So kann auf Basis des Dokumenteninhalts schnell und einfach gesucht werden. Der User muss lediglich die passenden Suchbegriffe in eine Suchzeile eingeben und schon erscheint das gewünschte Ergebnis. Da zu allen Unterlagen auch entsprechende Metadaten wie z.B. Dokumentenart, Ablageordner, Status, Datum, Zuständigkeit und andere Angaben hinterlegt werden können, kann der Benutzer diese Attribute ebenfalls bei der Suche mit einbeziehen. In Sekundenschnelle werden die gesuchten Dateien angezeigt.

ecoDMS ist ein Client-Server-System. Das bedeutet, die Dokumente inklusive aller dazugehörigen Informationen werden auf dem ecoDMS-Server in einer Datenbank gespeichert. Eine einzigartige Architektur ermöglicht, dass die Software plattformunabhängig und standortunabhängig im Netzwerk, von außen, lokal, mobil und im Web genutzt werden. Die Installation des Systems ist einfach und die Einrichtung des gesamten Systems kann individuell nach Kundenwunsch erfolgen.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de . Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.

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