Carsharing-Spezialist profitiert von reduziertem IT-Aufwand und besserem Überblick Mobility Carsharing hat mit Matrix42 die Genehmigungsprozesse für IT-Arbeitsplätze, das Lizenz- und Asset Management sowie die Support- und Wartungsverträge im Griff. Der Aufwand für die IT hat sich deutlich reduziert und die Anwenderzufriedenheit erhöht. Die IT verfügt nun per Klick über einen Gesamtüberblick der eingesetzten Ressourcen. Immer mehr Schweizer nutzen anstelle des Privatautos die Möglichkeit des Carsharing. Einer der Anbieter ist Mobility Carsharing Schweiz. Das Unternehmen betreut mehr als 120"000 Kunden mit 2'700 Fahrzeugen an 1"400 Standorten. Sein Carsharing-System funktioniert einfach, preiswert, vollautomatisch, rund um die Uhr und in Selbstbedienung. Genauso funktionieren bei Mobility auch die Verwaltung der IT-Services bei Eintritt, Austritt und Änderung von Mitarbeitern, das Lizenzmanagement, die Verwaltung der Wartungs- und Supportverträge sowie das Asset Management. Gemeinsam mit Matrix42 hat die Mobility Systems und Services, die für die IT zuständige 100-%-Tochter der Mobility Genossenschaft, 2011 alle diese Bereiche neu aufgesetzt und organisiert. Bestellen wie im Webshop Ein IT-Arbeitsplatz für einen neuen Mitarbeiter, Änderungen oder die Abwicklung beim Austritt wurden bis 2011 bei Mobility mit Makros als sogenanntes Benutzer-Autorisierungsformular in Kombination mit Mails organisiert. Der Anwender hatte keine Transparenz über den Status seines Anliegens. Die IT hatte Schwierigkeiten, die bestellten Services korrekt und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. "Wir wollten einen automatisierten Service, in dem der gesamte Prozess von HR bis zur Abnahme durch den Mitarbeiter abgebildet ist. Die Bestellung eines IT-Services sollte so einfach wie ein Einkauf bei Amazon sein", erklärt Thomas Purtschert, IT Infrastructure Manager bei Mobility Systems + Services, die Ausgangssituation für das Projekt mit Matrix42. Automatisierter Prozess Die Verantwortlichen definierten zunächst gemeinsam mit der HR-Abteilung und einem Matrix42 Consultant die Prozesse für Ein-, Austritt und Änderungen. Die Prozesse laufen heute automatisiert ab. Bei einem Neueintritt startet HR den Prozess, indem die Personaldaten im System hinterlegt werden. Der Vorgesetzte des Mitarbeiters übernimmt und wählt aus dem Service Catalog das für den neuen Mitarbeitenden passende "Paket" bzw. "Funktion" aus. Hat der Mitarbeitende etwa die Funktion Kundendienst Backoffice, so kann der Vorgesetzte einfach das Paket für diese Funktion wählen und die Bestellung absenden. Alle IT-Services, die diese Funktion benötigt, sind im System hinterlegt. Purtschert: "Heute steuern wir die gesamten Anfragen für Berechtigungen, Hardware, usw. komplett mit diesem Tool. Die IT als auch die rund 200 Anwender sind damit sehr zufrieden." Automatisierung im Lizenzmanagement Auch beim Lizenzmanagement ging es bei Mobility darum, von der Tabellenkalkulations-Lösung mit manuell errechnetem Lizenzbedarf zu einer professionellen Lösung zu wechseln. "Für uns ist es extrem wichtig, jederzeit eine komplette Übersicht über die notwendigen Lizenzen zu haben. Mit der neuen Lösung sind zwar immer noch da und dort manuelle Steuerungen und Know-how über das Lizenzmanagement notwendig, aber ich habe jetzt jederzeit den Überblick über den Lizenzbestand, weiss, wenn Lizenzverträge ablaufen, welche Lizenzen erneuert werden müssen und welche gekündigt werden können. Das ist bei uns relativ umfangreich, denn wir haben rund 150 Systeme im Einsatz", erläutert Purtschert. Asset Management sowie Support- und Wartungsverträge im Griff Nach der Einführung des Matrix42 License Managements lag es nahe, das Assetmanagement mit dem Lizenzmanagement zu verknüpfen. Bis dahin war das Assetmanagement durch eine statische Inventarliste erfolgt. Auch die Support- und Wartungsverträge wurden in der Vergangenheit mittels einer zentralen Tabellenkalkulations-Liste verwaltet und in einem Ordner abgelegt. Mit der Matrix42 Lösung hat Mobility nun ein System im Einsatz, das die Dokumente inklusive einer Übersicht ablegt und über auslaufende Verträge informiert.