Im Zeitalter des mobilen Büros wird Datensicherheit zum Wettbewerbsvorteil - Als Spezialist für Dokumentenmanagement unterstützt TA Triumph-Adler Industrie, Behörden und Gesundheitseinrichtungen auf dem Weg zum virtuellen und sicheren drucken, scannen und kopieren.

Der Schutz vertraulicher Daten ist heute ein Muss. Doch nicht nur in Banken, im Gesundheitswesen oder in Behörden gehört Sicherheitssoftware zum Standard, auch in industriellen und mittelständischen Unternehmen ist das Bewusstsein für Virenschutz, Firewalls und Backup-Funktionen speziell aufgrund aktueller Enthüllungen um weltweite Daten- und Wirtschaftsspionage gestiegen. Oft zu wenig bekannt ist allerdings noch die Gefahr des Datenklaus an Multifunktionssystemen: Viele Anwender wissen nicht, dass beim Drucken, Scannen und Kopieren an modernen digitalen Geräten Daten auf der Festplatte zurückbleiben. Sie können von Unbefugten abgerufen und missbraucht werden, wenn nicht entsprechende Vorkehrungen zum Datenschutz getroffen wurden. Da parallel die Entwicklung mobiler Drucklösungen über Apps rasend schnell voranschreitet, gibt TA Triumph-Adler als Spezialist im Dokumentenmanagement Tipps für den sicheren Umgang mit Druck- und Kopiersystemen.

In Büros sind heute in der Regel ganzheitliche Lösungen gefragt, die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken und die die Mobilisierung von Bürotätigkeiten unterstützen. Das mobile Büro ist weiter auf dem Vormarsch und dies unterstützt TA Triumph-Adler mit zahlreichen Lösungen und Software mit Sicherheitsfeatures. Eine Print-App verbindet mobile Endgeräte beispielsweise drahtlos mit kompatiblen Druckern und Multifunktionssystemen, die sich in einem mit WLAN-Zugang ausgestatteten Netzwerk befinden. Dokumente, die auf einem kompatiblen Multifunktionsgerät eingescannt werden, lassen sich auf dem Smartphone speichern und per E-Mail versenden. Ebenso lassen sich über die App Dokumente auf einem mobilen Endgerät einscannen und an ein Ausgabesystem zum Druck senden.

Dennoch gibt es oft Sicherheitslücken, wenn an den Druckern und Multifunktionssystemen kein Schutz installiert ist. Das Sperren des Zugriffs auf Funktionen zum Reproduzieren von Daten und andere Systemeinstellungen durch Passwörter bietet keine ausreichende Sicherheit: Login-Daten, die Technikern und Administratoren vorbehalten sein sollten, sind in vielen Fällen ganz einfach im Internet oder in den zum Gerät gehörigen Handbüchern zu finden. Geräte, die in Firmennetzwerke eingebunden sind, können außerdem durch fehlende IP-Filter und unsichere Einstellungen "geknackt" werden.

Auch Unternehmen und Behörden, deren Geräte frei zugänglich auf Gängen oder in unbewachten Räumen stehen, öffnen Datendieben damit Tür und Tor: Unbefugte können schnell und ganz einfach wichtige Firmenunterlagen reproduzieren, ohne dass sie bemerkt werden.

Christopher Rheidt, Vice President der TA Triumph-Adler GmbH, empfiehlt daher, Multifunktionssysteme mit umfassenden Sicherheitsfeatures auszustatten. Das kann folgende Maßnahmen beinhalten:

- Um das unerlaubte Auslesen von Dokumenten, die beim Kopieren oder Scannen normalerweise auf einer Festplatte gespeichert werden, auszuschließen, sollten sie idealerweise nicht nur gelöscht, sondern dauerhaft überschrieben werden.
- Über spezielle Softwareprogramme kann der Zugang zu den Systemen reglementiert werden: Nur Anwender, die sich über festgelegte Benutzernamen und Passwörter, PINs oder berührungslose Kartenleser authentifizieren, können Dokumente drucken, scannen oder kopieren - bei allen anderen verweigert das System den Dienst.
- Die Sperrung der Funktion "Wiederholungskopie" verhindert das erneute Ausdrucken der zuletzt erstellten Kopien.
- Sicherheit für gescannte Dokumente bringt pdf-Verschlüsselung.
- Bei TA-Systemen ist es zudem auch möglich, den USB Host zu sperren.
- Auf Netzwerkebene bieten die Einstellung des IP Filters, umfassende Authentifizierungsregeln und das Ändern des vorgegebenen System-Passwortes Schutz.
- Netzwerkgeräte können zudem per SSL verschlüsselt werden, so dass der Datenstrom codiert und sensible Informationen nicht ausgelesen werden können.
- Verschlüsselung der Daten auf der Festplatte mit einem optionalen Data Security Kit, das dem internationalen Sicherheitsstandard der Common Criteria ISO 15408 EAL3 entspricht.

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