Kalkulationshilfe für Hotels: Neue Software Event Profit 4U analysiert in kürzester Zeit die Profitabilität von Veranstaltungen

Bad Soden (14.03.2024).- Sind unsere Veranstaltungen wirklich profitabel? Eine Frage die immer wieder auftaucht in den Conference-Abteilungen von Hotels - be-sonders in den derzeit finanziell herausfordernden Zeiten. Anhaltende Corona-Nachwirkungen, eine schwächelnde Wirtschaft, immense Ausgaben für Energie, steigende Fixkosten durch Inflationsauswirkungen, neue Tarifverträge - all dies belastet die Budgets in der Hotellerie. Hinzukommt der Fachkräftemangel. Unbe-setzte Stellen fordern das vorhandene Personal umso mehr. Doch damit nicht ge-nug: Im MICE-Segment belasten gekürzte Reisebudgets der Unternehmen und die Zunahme von Online-Meetings oder hybriden Formaten oftmals die bereits ange-spannte Situation. Umso mehr müssen verfügbare Ressourcen so effizient wie möglich eingesetzt und durchdacht kalkuliert werden. Denn: Nicht jede Veranstal-tung in der vom Kunden gewünschten Form ist rentabel. Das Conference-Team muss daher schnell entscheiden, ob ein zeitaufwendiges, detailliertes Angebot überhaupt erstellt werden sollte. Hierbei unterstützt eine neue praxisnahe Software: Event Profit 4U.

Aus der Branche für die Branche

Bislang verfügbare Revenue-Management-Systeme in der Hospitality-Branche analysieren zwar bereits Daten, Marktbedingungen und Kundenverhalten zur dynamischen Preisgestaltung. Deren Fokus liegt jedoch primär auf Logis in Kombination mit Food & Beverage. Ob reine Veranstaltungen ohne Zimmer-Kontingent - seien es Meetings, Tagungen, Events oder private Feiern - sich rechnen, zeigen diese Programme nicht auf. Für einen Hotelier mit langjähriger internationaler Erfahrung und eine IT- und Buchhaltungsexpertin mit Branchenkenntnissen war genau dies der Grund, sich 2022 mit Engagement und Know-how an die Arbeit zu machen: Michel Prokop, Geschäftsführer der istana Hotel Operating GmbH, und Susan Walther, Geschäftsführerin SW exakt GmbH, entwickelten gemeinsam die neue Software-Lösung, um das Event-Geschäft in Hotels zukünftig profitabler zu gestalten.

Schneller Check der Profitabilität

Das Tool sorgt in den Conference-Abteilungen für eine enorme Zeitersparnis: Nach Eingabe von nur wenigen Key Performance Indicators (KPIs) wie Anzahl der Personen und Preis stellt das Programm sofort die Profitabilität einer angefragten Veranstaltung dar. Basis für die rasche und präzise Berechnung sind die hinterlegten individuellen Daten des Hotels. Das Ergebnis erleichtert Entscheidungen - eventuell auch für eine alternative Variante - und schafft eine solide Verhandlungsbasis. Pflege sowie Updates der Software werden durch das Team von Event Profit 4U in der Regel bis zu vier Mal pro Jahr durchgeführt.

Erste positive Feedbacks

Die Software wurde bereits Hoteliers vorgestellt und für sehr gut befunden. Deren Fazit: Event Profit 4U ist schneller als jedes andere Revenue-Management-Tool, das derzeit am Markt zu finden ist. Es erfordert kein Training und keine Einarbeitung. Die Nutzung erfolgt intuitiv. Die Testphase über einen längeren Zeitraum in Hotels unterschiedlicher Größe läuft aktuell an.