Am 2.7.2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft, das Unternehmen verpflichtet, Meldekanäle für Hinweise zu Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und bestimmten Rechtsverstößen einzurichten. Trotz Bedenken bezüglich einer vermeintlichen Ungleichbehandlung einzelner Branchen durch Ausnahmen, insbesondere für Rechtsanwälte, sollten Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern die neuen Pflichten nach dem HinSchG beachten, um Bußgelder von bis zu 20.000 Euro zu vermeiden.

Einrichtung der internen Meldestelle

Wer ist verpflichtet?
Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen interne Meldestellen einrichten. Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern haben bis zum 17.12.2023 Zeit, größere Unterneh-men mussten dies bereits seit dem 2.7.2023 umsetzen.

Verhältnis zu externen Meldestellen
Interne und externe Meldestellen stehen gleichwertig nebeneinander. Unternehmen sollen Anreize für die Nutzung interner Kanäle schaffen, dürfen aber die Möglichkeit einer externen Meldung nicht beschränken.

Formen der internen Meldestelle
Die Gesetzesvorgaben ermöglichen die Einrichtung durch Einzelpersonen, Abteilungen oder externe Dienstleister. Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten dürfen auch gemeinsame Stellen einrichten.

Organisatorische Anforderungen
Personen in internen Meldestellen müssen unabhängig agieren können, können aber auch andere Aufgaben übernehmen, solange keine Interessenkonflikte entstehen. Die Tätigkeiten müssen klar voneinander abgegrenzt sein.

Wer kann betraut werden?
Bereits im Unternehmen beschäftigte Personen, wie Mitarbeiter im Bereich QM, Compliance oder Datenschutz, können mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden.

Betrieb der internen Meldestelle

Müssen besondere Informationen erfolgen?
Unternehmen sollen klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung interner Meldestellen bereitstellen. Gleichzeitig müssen sie auf externe Meldestellen hinweisen.

Form der Meldungen
Meldungen können mündlich oder schriftlich erfolgen, wobei ein Multikanalzugang gewährleistet sein muss. Auch anonyme Meldungen sollten bearbeitet werden.

Vertraulichkeit der Meldungen
Die Identität des Hinweisgebers und anderer betroffener Personen muss vertraulich behandelt werden. Informationen dürfen nur in Ausnahmefällen (per Gerichtsbe-schluß oder im Strafverfahren) weitergegeben werden, die Meldestelle muss den Hinweisgeber vorab informieren. Die Weitergabe personenbezogener Daten ist kri-tisch zu betrachten. Jeder Mitarbeiter sollte auf diese Möglichkeit hingewiesen werden.

Unternehmen sollten zeitnah die notwendigen Vorkehrungen treffen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und die internen Meldestellen funktionsfähig zu halten. Gerne ist Ihnen die FRTG Group dabei behilflich.