Ein Verbandsmagazin ist ein wichtiges Instrument für die Mitgliederkommunikation und Darstellung nach Innen und Außen. Um eine Verbandszeitschrift erfolgreicher zu machen, sollten die folgenden 12 Schritte beachtet werden, die sich in der Praxis vielfach bewährt haben. 1. Das Gesamtkonzept

Wer soll durch das Verbands-Publishing erreicht werden und wie? Die Anforderungen, Aufgabe und Ausrichtung des Mediums müssen ebenso definiert werden wie die formalen Eckdaten. Soll ein Magazin, eine Zeitung oder ein Newsletter entstehen, was ist für die Zielgruppe ideal? Die geplanten Inhalte müssen in Rubriken strukturiert werden, ein Layout muss festgelegt werden, ebenso Textstil und Bildsprache.
Je besser das Konzept ausgearbeitet ist, desto einfacher lassen sich Aufgaben verteilen, Workflows definieren und ein Redaktionsplan aufstellen. Und natürlich bestimmt das Konzept auch die Kosten und Möglichkeiten der (Re-)Finanzierung der Verbandszeitschrift.

2. Die Jahresplanung

Als strategisches Instrument der Mitgliederkommunikation sollten die Themen und Aktionen im Verbandsmagazin sich nahtlos in die gesamte Kommunikationsstrategie des Verbandes oder der Stiftung einfügen und diese sinnvoll ergänzen. Im Rahmen der Jahresplanung wird daher festgelegt, welche besonderen Ereignisse durch eine gezielte Berichterstattung unterstützt werden sollen, welche Events präsentiert oder neue Dienstleistungen vorgestellt werden sollen oder wie begleitende Werbekampagnen angelegt werden.

3. Vorauswahl von Themen und Recherche

Ein strukturierter, interner Abfrageprozess hilft der Redaktion dabei, alle relevanten Themenfelder zu berücksichtigen. Auch Brancheninformationen und aktuelle Entwicklungen sind wichtige Aspekte, die im Verbands-Publishing aufgegriffen werden können. Und nicht zuletzt sollten die Leser aktiv an der Themenauswahl beteiligt werden und eigene Vorschläge einreichen können.

4. Die Redaktionskonferenz

Gemeinsam legen Herausgeber und Redaktion fest, welche Themen in welchem Umfang und an welcher Stelle platziert werden. Auch welche Kommunikationsziele verfolgt und welche journalistischen Stilformen angewendet werden, welche Anforderungen und Ideen es für Fotografie, Grafik und das Layout gibt, welche crossmediale Verlinkung zu Internet und Digitalmedien genutzt werden sollen und wie ein Dialog mit den Lesern erreicht werden kann.

5. Erstellung Inhalte

Stehen die konkreten Themen einer Ausgabe fest, müssen Inhalte erstellt werden, also Texte und Storys recherchiert, formuliert und mit Fotos, Grafiken oder Zeichnungen visuell unterstützt werden, jeweils nach den Vorgaben der Redaktionskonferenz.

6. Lektorat

Das Lektorat dient der inhaltlichen und formalen Überprüfung von Texten und der veröffentlichen Zahlen, Daten, Fakten. Es sichert die Qualität der Inhalte und damit die Akzeptanz des Verbands-Publishing bei den Lesern.

7. Layout

Nach der Freigabe durch das Lektorat erfolgt eine finale Prüfung von Texten, Bildern und Layout im Gesamtkontext. Text und Bilder sollen ein harmonisches Bild ergeben, das zum Lesen einlädt. Wichtig sind Textfluss, Leserführung, Zwischen- sowie Bildunterschriften und Infoboxen, die das Layout auflockern. Die finalen Korrekturen des Herausgebers werden in der Regel in einer gemeinsamen Konferenz mit der Redaktion und Art-Direktion besprochen.

8. Proof

Der Proof ist ein hochwertiger Farbausdruck, der farbverbindlich für den späteren Massendruck ist.

9. Druckfreigabe

Die Druckfreigabe wird anhand einer PDF-Version der gesamten Verbandszeitschrift durch den Herausgeber erteilt.

10. Druck

Ein geeigneter Druckdienstleister übernimmt die Auflage und ist Ansprechpartner für Auflagenhöhe, Termine und die Qualitätskontrolle der Ausdrucke.

11. Lieferung der Auflage

Die Gesamtauflage der Verbandszeitschrift wird an den Auftraggeber oder einen Lettershop geliefert.

12. Distribution

Der Herausgeber stellt dem Distributor die Adressdaten zur Verfügung und stimmt das weitere Vorgehen mit diesem ab. Alternativ kann auch eigenverantwortlich versendet werden, allerdings erhöht das den logistischen Aufwand.

Wertvolle Unterstützung bei der erfolgreichen Umsetzung des Verbands-Publishings bietet ein erfahrener externer Dienstleister - so wie Müller & Partner, Agentur für Verbände und Stiftungen - der in allen Phasen Kompetenz und Erfahrung einbringen kann.

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