EDV Organisation aus einer Hand

Kompetenz hat sich am Markt etabliert

Vielseitigkeit und dennoch eine fokussierte Kompetenz - dass sich dies in keinster Weise widerspricht, zeigt das Unternehmen Brase aus Petershagen tagtäglich. 1927 gegründet, ist das Familienunternehmen mittlerweile mit fünf Unternehmenssparten erfolgreich aufgestellt: vom Metallbau über Industriewartung, Tür- & Torsysteme bis hin zu Brandschutztechnik sowie Land- und Gartentechnik.

So ein breites Portfolio benötigt auch eine gute Organisation um die Abläufe geschmeidig zu halten.
Daher begann 2012 die Suche nach einer neuen Software-Lösung. Die Wahl dazu fiel auf MSOFT. Die Flexibilität und Modernität der ERP-Lösung Business five und das gesamthafte Angebot für unterschiedlichste Bereiche, wie einem Dokumentenmanagement-System (DMS), waren dabei ausschlaggebende Punkte für MSOFT.

Abgestimmt auf das persönliche Geschäft

Über 20 Mitarbeiter im kaufmännischen Bereich organisieren täglich die Prozesse für Brase mit Business five.

Dabei wird das ERP-System Business five bei Brase vielseitig eingesetzt. Von der Terminplanung und Projektierung über die Lagerverwaltung bis hin zum Einsatz im Servicebereich für Wartung und Reparatur. Durch den modulartigen Aufbau der Software werden nur die für den Kunden notwendigen Module aktiviert.

Mehr als reine Archivierung

Mit dem Dokumentenmanagement ELO erfolgte zu Anfang die reine Archivierung von Dokumenten. So haben die Mitarbeiter zu jedem Vorgang den gesamten Schriftverkehr im Zugriff.
Ziel bis Ende des Jahres ist es, ganz zur papierlosen Ablage zu gelangen.
Nur noch Originale bzw. gesetzlich vorgeschriebene Dokumente werden dann in der klassischen Weise archiviert.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Ablage ist die Suchfunktion in ELO. Dabei werden alle hinterlegten Dokumente in Sekundenschnelle nach Stichwörtern durchsucht. Das erspart unnötiges Suchen in Ordnern.

Neben der digitalen Ablage wurden mit der Zeit Workflows im ELO ergänzt. So bietet das DMS eine optimale Möglichkeit zur Rechnungsverwaltung. Mit einem Blick kann gesehen werden, welcher Mitarbeiter gerade eine Eingangsrechnung vorliegen hat z.B. zur Freigabe. Und wenn terminliche Vorgaben überschritten werden, damit z.B. noch Skonto gezogen werden kann, wird ein Alarm aktiviert.

Brase macht Mobil

Dass es bei Brase nicht klassisch heißt "So haben wir das doch immer gemacht", zeigt sich auch im
Einsatz der mobilen Lösung TIME4 aus dem Hause MSOFT.

Mit der Zeitmanagement-Software können die Mitarbeiter von unterwegs per Smartphone ihre Zeiten direkt auf Vorgänge buchen. Auch eine klassische Kommt-/Geht-Buchung für Mitarbeiter am Firmensitz in Petershagen über Terminals sowie die Betriebsdatenerfassung erfolgen über diese Lösung. Das erspart die handschriftlichen Stundenzettel und die manuelle nachträgliche Erfassung.

Dass TIME4 viel mehr ist als eine reine Zeiterfassung (https://www.msoft.de/software/zeiterfassung.html) beweist Brase mit der Erstellung eines kompletten Bautagebuchs über die App von TIME4: Vor Ort beim Kunden werden Bilder erstellt und mit der Wetterinformation sowie Notizen ergänzt.

Über das sogenannte Back-Office erfolgt dann die Verwaltung der Mitarbeiter z.B. für die Urlaubsplanung oder um Arbeitsstunden auf einen Blick zu erhalten.

Einmal mit TIME4 erfasst, werden die Daten vielseitig weiterverwendet.
So können die Daten an Business five übergeben werden, z.B. für Nachkalkulationen von Projekten oder die Zeiten werden aus TIME4 gezogen für die Lohnabrechnung mit DATEV.

Erfahrung kombiniert mit Leidenschaft

Volker Siebürger ist bei W. Brase für die Organisation der IT-Struktur verantwortlich und optimiert stetig die kaufmännischen Prozesse, die mit dem Lösungsportfolio aus dem Hause MSOFT organisiert werden.

Bewährt hat sich für ihn zu Anfang eine Schulung mit MSOFT, um sich einen Überblick der Anwendungen zu verschaffen und danach richtig durchzustarten.

Auch "zwischendurch" werden Schulungen im Hause Brase für die Mitarbeiter durchgeführt. Das unterstützt eine einheitliche Arbeitsweise mit den Programmen und neue bzw. angepasste Funktionen werden klar dargestellt.

An den Mitarbeitern bei MSOFT schätzt Volker Siebürger den Lösungsansatz. Dabei ist es egal, ob es an der Software ein Zipperlein gibt oder es ein allgemeines technisches MSOFT-unabhängiges Problem ist. "Man nimmt sich die Zeit und bietet übergreifendes Know-how" führt Siebürger aus.
Auch dass unter Zeitdruck sauber gearbeitet wird, hebt der gelernte Systemadministrator hervor.
Ein Anspruch den Brase und MSOFT vereint.


Ãœber
Die W. Brase GmbH und Co. KG (https://www.brase-gmbh.de/) ist der zuverlässige Ansprechpartner mit über 120 Mitarbeitern für unterschiedlichste Bereiche wie Brandschutztechnik, Tür- und Torsysteme, Industriewartung und Metallbau

Von einem ganzheitlichen Software-Angebot zur Digitalisierung der Prozesse sowie der richtigen Hardware und IT-Struktur im Unternehmen bietet M-SOFT Organisationsberatung Produkte und Leistungen aus einer Hand.
www.msoft.de