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Schon seit dem Jahr 2001 arbeitet Microsoft mit seiner Collaboration Software SharePoint daran, viele Funktionen unter einem Dach zusammenzuführen, die in Unternehmen bis heute oft getrennt voneinander betrieben werden: Intranet, Extranet, Content Management, Dokumenten-Management, personal Cloud, Unternehmens-Social-Networking, Business Intelligence, Workflow-Management, Web-Content-Management und einiges mehr. Die Collaboration-Software, die das Potential hat, die gesamte Unternehmenskommunikation zu prägen, ist im Arbeitsalltag vieler Unternehmen angekommen. Und doch ist die Einführung der SharePoint Technologie nach wie vor eine große Herausforderung und viele Einführungsprojekte scheitern.

EIN SHAREPOINT KANN VIEL MEHR ALS MEIST GEBRAUCHT WIRD

Als webbasierte Collaboration-Platform kann SharePoint vielfältig Vorgänge und Tatsachen abbilden. Man kann komplexe Workflows starten und automatisieren oder auch Projektmanagement betreiben, eine Knowledge-Database aufbauen oder (Unternehmens-) Archive betreiben. Fileserver können ersetzt oder über eine intelligente Suchfunktion an den SharePoint angebunden werden. Darüber hinaus erlaubt die Software individuelle Weiterentwicklungen, die in großer Zahl in Entwicklerportalen angeboten oder als singuläre Inhouse-Lösung betrieben werden.

Auf der Suche nach "SharePoint - Best Practices" stößt man immer wieder auf gescheiterte Projekte oder solche, die auf halber Strecke eingefroren wurden. Fragt man nach den Gründen, so gibt es oft die Auskunft, dass die Einführung des SharePoint als technisches Projekt gestartet wurde und am mangelnden Verständnis oder zu wenig Unterstützung durch die User gescheitert sei. Hier scheint es ein großes Kommunikationsproblem zu geben!

"Collaboration" heißt Zusammenarbeit und meint vor allem die Zusammenarbeit der späteren User auf verschiedenen Ebenen. Diese Gruppe gehört unbedingt mit an den Planungstisch wenn es bei der Einführung eines SharePoint heißt: Was ist ein SharePoint? Ist das Knowledge-Management? Oder ist das Kommunikation? Was soll der SharePoint in unserem Unternehmen leisten, welche Funktionen soll er übernehmen?

Im Lichte der vielen Möglichkeiten, die ein SharePoint bietet, müssen die Prozessverantwortlichen und die IT-Verantwortlichen miteinander klären, welche Felder zukünftig von der SharePoint-Technologie abgedeckt werden sollen. Dabei muss die konkrete Arbeit im Mittelpunkt der Betrachtung stehen. Welche Informationen und Dokumente werden im Team geteilt, gemeinsam bearbeitet und verwaltet? An welchen Stellen sind diese Vorgänge umständlich oder fehlerbelastet? Welche aktuellen Systeme sind daran beteiligt und sollen durch den SharePoint abgelöst werden?

... Kleine Erfolge motivieren

... Die Einführung eines SharePoint braucht ein Konzept, technisch und vor allem als Change Management

... Dauerbaustelle SharePoint

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