Ein Vorteil der elektronischen Personalakte ist die Zeitersparnis. Dokumente müssen nicht mehr langwierig in einem Ablagesystem gesucht werden, sondern erscheinen durch schnellen und direkten Zugriff auf dem Bildschirm. Ein weiterer Vorzug ist, dass diese riesigen Mengen an Papier nicht mehr anfallen. Die Akten nehmen also nicht mehr so viel Raum weg, dadurch werden die Lagerungskosten reduziert. Auch der Aufwand für den Transport der Akten fällt weg, da sie nicht mehr versandt werden müssen. Der Empfänger erhält die Berechtigung, diese Akte einzusehen und kann sie dann bequem von seinem Rechner aus aufrufen.

Ein kleiner Nachteil der elektronischen Personalakte ist der erhöhte Aufwand bei der Ablage. Bei der Papierakte wird das Papier einfach abgelegt. Bei der elektronischen Akte muss es erst eingescannt werden und dann dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden.
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