Auf dem SAP Forum der Immobilienwirtschaft in Düsseldorf präsentiert sich die DATASEC information factoy erstmals als Branchenprimus. Dem Unternehmen ist es gelungen, mit der eigenen Dokumenten- und Prozessmanagementplattform DOKU@WEB eInvoicing zum bestimmenden Standard für Immobilienunternehmen zu werden. Es ist mittlerweile das meist verwendete System der Branche für digitale Prozesse, da es auf Seiten des Rechnungsausstellers keinerlei Anforderungen an Software gibt und auch keine Kostenbeteiligung gefordert wird. Immer mehr Unternehmen fordern, die Rechnungen digital auszutauschen. Neben umweltschonenden Aspekten bietet das deutliche Vorteile im Hinblick auf Prozesszeiten, -stabilität und -kosten. Gerade die großen Wärmedienstleister, Ver- und Entsorger sowie die Städte und Gemeinden haben dies bereits erkannt und die Schnittstellen zu DOKU@WEB implementiert.
Entscheidender Vorteil für die Kunden sind die cloudbasierten Systeme mit korrespondierenden Dienstleistungen, die die erfassten und kontierten Belege automatisch in den SAP®-Systemen der Kunden (inkl. Template-Lösungen) zur Prüfung und Freigabe in einer 100%-Qualität bereitstellen. Durch den kombinierten Einsatz von Systemplattform und BPO-Dienstleistungen werden die Prozesse innerhalb des Unternehmens deutlich beschleunigt und standardisiert. Der Zeit- und damit der Kostenaufwand kann nachweislich bis zu 85 Prozent gesenkt werden. Besser kann das derzeit keine andere Gesamtlösung am Markt.

Künstliche Intelligenz hilft beim ergonomisch-digitalen Arbeiten

Auch im Bereich der Innovation ist DATASEC führend für die Immobilienbranche. Aktuell arbeitet man schon mit den Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz im
Rahmen der Vorgangsbearbeitung. Durch die Analyse vorhandener Dokumentenprozesse von einer Vielzahl Kunden und anhand der historischen Daten kann DATASEC wahrscheinliche Vorhersagen für neue Prozesse treffen, indem man für vergleichbare Aufgaben Entscheidungshilfen generiert. Beispielsweise kann man Servicemitarbeitern vorhandene Antwortschreiben von Kollegen vorschlagen, die diese bei ähnlich gelagerten Fällen genutzt haben. Genauso ist es auf der Plattform nun möglich, auf Basis historischer Aktionen, passgenau ergänzend benötigte Dokumente zu liefern. Wenn ein Mitarbeiter einen Einspruch zu einer Nebenkostenabrechnung zu bearbeiten hat, werden ihm nun beispielsweise direkt Mietvertrag, die betreffende Abrechnung und die zugrundeliegenden Rechnungsdokumente mit angezeigt. Das spart eine Menge Zeit und Suchaufwand. Im Rechnungseingang ist es nun möglich, aus den historischen Daten zu lernen. Die Software zeigt auf, wie in der Vergangenheit kontiert wurde, macht Vergleiche, ob hier besondere Abweichungen sind und bedient sich sogar einer stochastischen Rechnungsprüfung. Die praxisnahe Forschung des Siegener Familienbetriebs ist sicherlich ein Garant dafür, dass auch weiterhin DATASEC Maßstäbe für die Branche definieren wird.