Brandenburger Ministerium setzt auf dezentrale Dokumentenerfassung und zentrale Verarbeitung

Hamburg, 20. Oktober 2016 - Im Bereich des Ministeriums für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg (MLUL) und dessen nachgeordneten Einrichtungen wird jetzt landesweit an 13 Standorten der Posteingang digital erfasst, zentral automatisiert verarbeitet und einem Dokumentenmanagementsystem zur weiteren Ablage und Bearbeitung übertragen. Die Automatisierung der Datengewinnung aus den Poststücken zur Übergabe an das DMS erfolgt durch image2data, einer Softwarelösung der auf automatisierte Datengewinnung und Dokumentenverarbeitung spezialisierten norpa GmbH aus Hamburg.

Input Management - Digitalisierung am Arbeitsplatz oder Multifunktionsgerät
Die Digitalisierung eingehender Dokumente erfolgt entweder an einem der vorhandenen Multifunktionsgeräte unterschiedlicher Hersteller, die bereits in der Behörde vorhanden sind, oder an einem der 20 Erfassungsplätze im Land. An diesen Erfassungsplätzen ist neben dem Scannen von Papierdokumenten auch die Verarbeitung bereits digital eingehender ("born-digital") Dokumente möglich.

Capture - Zentralisierte Verarbeitung mit automatisierter Datenermittlung
Sämtliche erfasste Dokumente werden in das Rechenzentrum des Landes Brandenburg in Potsdam übertragen. Stapeldokumente werden dort in Einzeldokumente aufgelöst, Metadaten aus jedem einzelnen Dokument ermittelt und ein durchsuchbares PDF erstellt. Dieses wird zusammen mit einer XML-Datei mit Metainformationen vom DMS importiert.

Eigenverantwortlicher Betrieb
Die Pflege und Zuordnung von Benutzern, Geräten, Abteilungen und Mandanten erfolgt mit einfach zu bedienenden Mitteln durch die Fachadministration. Änderungen sind damit sowohl kurzfristig, als auch eigenverantwortlich und ohne zusätzliche Dienstleistung einfach möglich.