Essen, 11. Oktober 2017****Seit nunmehr zwei Jahren sind die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - GoBD genannt - in Kraft. Steuerberaterin Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, weist darauf hin, dass zu den GoBD auch eine sogenannte Verfahrensdokumentation gehört, die die Firmenabläufe beschreibt.

"Die Betriebsprüfer - insbesondere in Nordrhein-Westfalen - werden auf die Belange dieser Verfahrensdokumentation geschult und Sie werden es nicht glauben, diese werden jetzt auch neuerdings bei Betriebsprüfungen angefordert. Wenn eine Verfahrensdokumentation nicht vorliegt, vertreten die Finanzverwaltung und auch der Bundesfinanzhof die Auffassung, dass die Finanzbuchhaltung nicht ordnungsgemäß ist und somit Zuschätzungen gerechtfertigt sind. Das Ganze läuft dann bei der Finanzverwaltung unter dem Begriff "erzieherische Maßnahme", berichtet Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.

In der Vergangenheit wurde sehr häufig die Verfahrensdokumentation mit dem sogenannten "ersetzenden Scannen" in Verbindung gebracht, was aber nicht alles ist. Dies wird bisher unterschätzt.

Die Verfahrensdokumentationen im Zusammenhang mit den neuen Prüfungsschwerpunkten der Finanzverwaltung enthalten u. a.:
-Verfahrensdokumentation- und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme
-Protokolle über das Einrichten- und Programmieren der Datenverarbeitungssysteme
-digitale Grundaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen.

Zu den genannten Nebensystemen gehören z.B. Warenwirtschaftssysteme und Fakturierungssysteme, deren Bedienungsanleitungen ebenfalls vorgelegt werden müssen.

"Die Vorschriften über die Verfahrensdokumentation gelten für alle Unternehmer, unabhängig davon, ob es sich um Klein-, Mittel- oder Großunternehmen handelt, ob es Gewerbetreibende sind oder Freiberufler, ob sie bilanzieren oder Einnahmenüberschussrechnungen erstellen. Alle Unternehmer sind hiervon betroffen und müssen entsprechend handeln. Alle diejenigen, die bisher noch keine Verfahrensdokumentation vorliegen haben, sollten diese umgehend erstellen bzw. erstellen lassen", rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.