Corona gab den Startschuss für den Verein 4.0

Nürnberg, 28.05.2020 - Auf Wolke Sieben ist seit Mitte Mai der Kreisjugendring Neumarkt - denn der Dachverband für verschiedene Vereine und Verbände hat den zukunftsorientierten Schritt in die Cloud getan. Unterstützt von den ERP-Beratern der Nürnberger xalution group GmbH (www.xalution.com) wurde die gesamte Verwaltung und Kommunikationsstruktur in die Microsoft 365 Suite überführt. Auslöser für den Schritt war die COVID 19 Pandemie, die es erforderlich machte, innerhalb kürzester Zeit allen Mitarbeitern ein ortsunabhängiges Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen.

Herzstück der Lösung sind die M365 Collaboration-Funktionen und Microsoft Teams. Gleichzeitig wurde die im Hinblick auf Wartung und Sicherheit betreuungsintensive lokale Serverlandschaft durch den OneDrive-Cloudspeicher und SharePoint - den webbasierten Zusammenarbeitsbereich für Unternehmen - abgelöst, die im Angebotspaket enthalten sind. Die Verantwortung für sämtliche Sicherheitsaspekte liegt damit ab sofort beim Microsoft Rechenzentrum.

Von der Entscheidung für eine cloudbasierte Lösung ist Markus Ott, Geschäftsführer des Kreisjugendrings Neumarkt, überzeugt: "Der Gang in die Cloud birgt für uns den ganz großen Vorteil, dass alle Daten für jedermann an einer zentralen Stelle jederzeit abrufbar sind. So ist gesichert, dass jeder immer mit den aktuellsten Daten oder Dokumentenversionen arbeitet, und keiner mehr auf Zulieferung durch andere warten muss. Davon versprechen wir uns mehr Transparenz und Überblick, eine schnellere Zusammenarbeit und die Möglichkeit, Arbeiten im Homeoffice anbieten zu können." Um sicherzugehen, dass die Mitarbeiter die vielen Möglichkeiten der neuen Software auch vollumfänglich nutzen, wurden von xalution mehrere Power-User geschult und für diese die jeweils benötigten Apps gleich miteingerichtet.

Große Mitgliederzahlen erfordern digitale Verwaltung

Knapp 100.000 Jugendliche im Landkreis und 24 angeschlossene Jugendorganisationen und -verbänden: Der Kreisjugendring Neumarkt (KJR) ist in Bayern ein Großkaliber unter den Interessensvertretern für die Belange von Kindern und Jugendlichen. Entsprechend aufwändig stellt sich die Organisation der Zusammenarbeit aller haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern und den Mitgliedern dar - ebenso wie die Mitgliederverwaltung, die Pflege von Eventkalendern, Raumbelegungen oder der Beitragszahlungen.

Die Umstellung von Microsoft Office 2010 auf Microsoft 365 hatte schon länger auf der Agenda gestanden - die durch COVID 19 eingeführten Kontaktbeschränkungen beschleunigten das Update. ERP-Spezialist xalution übernahm dabei die Migration sämtlicher auf lokalen Rechnern und Servern liegenden Daten sowie die Digitalisierung der vereinsinternen Datenablage und -verarbeitung und die damit verbundenen Änderungen der IT-Landschaft. Dabei wurde ein komplettes Hierarchiemodell im System hinterlegt: differenzierte Nutzerberechtigungen erlauben nun die Vergabe von Rechten an einzelne Mitglieder. Sichergestellt wurde auch, dass das neue System datenschutzrechtlichen Anforderungen in Deutschland entspricht. Neben der technischen Einführung wurden außerdem gemeinsam Prozesse und Rollen definiert, um maximal effizientes Arbeiten zu ermöglichen.

Das Ergebnis: eine Optimierung der täglichen Arbeits- und Verwaltungsprozesse für alle Mitarbeiter und Beteiligten und eine deutlich beschleunigte und vereinfachte Kommunikation. Das nächste Microsoft-Projekt beim KJR Neumarkt ist bereits in Planung: Aufsetzend auf der geschaffenen Basis sollen nun wiederkehrende Abläufe automatisiert werden - mit Microsoft Power Automate.